Landkreis Südliche Weinstraße

Datenschutz

Datenschutzinformation für Hinweispersonen Gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO") sowie den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes ("HinSchG") informieren wir Sie im Folgenden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgeberverfahrens und Ihre diesbezüglichen Rechte. 1. Verantwortlicher Die Meldestelle ist ein Angebot des Landkreises Südliche Weinstraße, An der Kreuzmühle 2, 76829 Landau. Bei der Meldestelle handelt es sich um eine spezielle webbasierte Software, die durch die Trusty AG, Bösch 82, 6331, Hünenberg, Schweiz ("TRUSTY"), im Auftrag betrieben wird. Bei TRUSTY handelt es sich um einen weisungsgebundenen Dienstleister, der gemäß den datenschutzrechtlichen Vorgaben verpflichtet ist und die Daten nicht zu einem anderen Zweck verwenden darf. Mit der Entgegennahme und Bearbeitung der in der Meldestelle eingehenden Hinweise hat der Landkreis Südliche Weinstraße die Kanzlei Rettenmaier Frankfurt Rechtsanwälte PartG mbB, Schumannstr. 62, 60325 Frankfurt am Main ("RETTENMAIER"), beauftragt. Ausgewählte Rechtsanwälte und Mitarbeiter von RETTENMAIER werden die Hinweise in der Meldestelle entgegennehmen, beantworten, prüfen und dem Landkreis Südliche Weinstraße anschließend Vorschläge für Folgemaßnahmen unterbreiten. Zusätzlich können den ausgewählten Rechtsanwälten und Mitarbeitern von RETTENMAIER Hinweise über eine Telefonnummer und E-Mail-Adresse mitgeteilt werden. RETTENMAIER agiert hierbei weisungsunabhängig und ist daher ebenfalls verantwortlich im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Der Landkreis Südliche Weinstraße und RETTENMAIER sind in Bezug auf den Betrieb der Meldestelle sowie der damit verbundenen Datenverarbeitung gemeinsam verantwortlich im Sinne des Art. 26 DSGVO. Wesentlicher Inhalt der entsprechenden Vereinbarung ist die Regelung der Betroffenenrechte. Hiernach obliegt dem Landkreis Südliche Weinstraße die Erfüllung der Betroffenenrechte auf Information (Art. 13, 14 DSGVO), auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie Mitteilung (Art. 19 DSGVO) und RETTENMAIER die Erfüllung der Betroffenenrechte auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Die Festlegung der Verantwortlichkeit ändert jedoch nichts daran, dass betroffene Personen die ihnen aus den Art. 15 bis 22 DSGVO zustehenden Rechte gegenüber allen Parteien geltend machen können. 2. Datenschutzbeauftragte Die jeweiligen betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt: - Datenschutzbeauftragte des Landkreises Südliche Weinstraße: datenschutz@suedliche-weinstrasse.de - Datenschutzbeauftragter von RETTENMAIER: unter der vorgenannten Adresse ("z. Hd. des Datenschutzbeauftragten") oder per E-Mail an datenschutzbeauftragter@rettenmaier-frankfurt.de. 3. Kategorien personenbezogener Daten sowie Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung a. Verarbeitung in der Meldestelle Im Rahmen einer Meldung werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet: - Soweit der Hinweisgeber entsprechende Angaben macht, werden als personenbezogene Daten die Kommunikationsdaten (insbesondere Name, Telefon, E-Mail, Anschrift, ggf. Angaben zur Position/Beziehung sowie Datum und Uhrzeit der Meldung) verarbeitet. - Namen von beschuldigten Personen oder sonstigen am gemeldeten Sachverhalt beteiligten Personen (z. B. Zeugen) sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die in der Meldung genannt werden oder im Rahmen der Tätigkeit der Meldestelle identifiziert werden - alle weiteren personenbezogenen Informationen zum Sachverhalt. Soweit eine Meldung entsprechende Daten enthält, werden bei ihrer Bearbeitung auch besondere Kategorien personengezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet (z. B. Gesundheitsdaten, Gewerkschaftszugehörigkeit oder Daten über politische oder religiöse Einstellungen). Die personenbezogenen Daten werden zum Zweck der vertraulichen Aufnahme und Bearbeitung von über die Meldestelle eingehender Hinweise über etwa (mutmaßliche) Gesetzesverstöße oder schwere Verletzungen von internen Richtlinien des Landkreises Südliche Weinstraße sowie zur Verbesserung der Compliance-Maßnahmen beim Landkreis Südliche Weinstraße verarbeitet. Soweit sich der gemeldete Sachverhalt im Anwendungsbereich des § 2 HinSchG befindet, ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 10 S. 1 HinSchG. Zudem kann die Verarbeitung - je nach Sachverhalt - gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO gerechtfertigt sein. Es werden dabei folgende berechtigte Interessen des Landkreises Südliche Weinstraße verfolgt: - Mit der Aufnahme und Verfolgung von Hinweisen besteht das berechtigte Interesse an der Aufdeckung und Aufklärung möglicher Pflichtverletzungen, Straftaten oder sonstiger schwerwiegender Regelverstöße des Landkreises Südliche Weinstraße und der damit verbundenen Abwehr von Schäden und Haftungsrisiken für den Landkreis Südliche Weinstraße. Weiterhin hat der Landkreis Südliche Weinstraße auch ein Interesse daran, die Ergebnisse der Aufklärungsmaßnahmen für präventive Compliance-Maßnahmen (z. B. Schulungen) zu nutzen, um so künftiges Fehlverhalten zu vermeiden. - Mit der Beauftragung von RETTENMAIER zur Verwaltung der Meldestelle besteht das berechtigte Interesse an der Gewährleistung einer unabhängigen und fachlich versierten Bearbeitung der Meldung sowie an der Erstellung rechtlich fundierter Vorschläge für Folgemaßnahmen. Betrifft der eingegangene Hinweis einen Beschäftigten des Landkreises Südliche Weinstraße, dient die Datenverarbeitung zudem dem Zweck des Beschäftigtenverhältnisses und kann auf Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 S. 1 des Bundesdatenschutzgesetzes ("BDSG") (bei der Aufklärung von arbeitsvertraglichen Pflichtverletzungen, die keine Straftat begründen) oder § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG (bei der Aufklärung von Straftaten) bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO gestützt werden. Werden besondere Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet, kann dies - je nach Sachverhalt - gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 10 S. 2 HinSchG sowie Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO gerechtfertigt sein. Eine Verarbeitung kann zudem gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO erfolgen, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Eine solche Verpflichtung kann etwa gegenüber einer Ermittlungsbehörde bestehen. (1) Meldungen nach dem HinSchG Im Geltungsbereich des HinSchG ist die Vertraulichkeit Ihrer Identität gemäß §§ 8 und 9 HinSchG besonders geschützt. Ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung erfolgt eine Offenlegung Ihrer Identität ohne vorherige Einwilligung nur, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, insbesondere gegenüber Ermittlungsbehörden oder Gerichten. In diesem Fall werden Sie vorab über die Offenlegung und deren Gründe informiert, es sei denn, diese Information würde behördliche Ermittlungen oder gerichtliche Verfahren gefährden. Darüber hinaus dürfen Informationen über Ihre Identität nur weitergegeben werden, soweit die Weitergabe für Folgemaßnahmen erforderlich ist und Sie in diese eingewilligt haben (§ 9 Abs. 3 HinSchG). Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. (2) Sonstige Meldungen Für Meldungen, die nicht in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen, gelten die berufsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Vertraulichkeitsstandards. Wir sind als Rechtsanwälte nicht weisungsabhängig vom Landkreis Südliche Weinstraße. b. Unbedingt erforderliche Datenverarbeitung zur Bereitstellung der Meldestelle Teilweise ist die Verarbeitung von Daten unbedingt erforderlich, um die Meldestelle möglichst ohne technische oder funktionale Einschränkungen und gemäß den gesetzlichen Vorgaben bereitstellen zu können. (1) Aufruf der Meldestelle und Server-Log-Dateien Um Inhalte der Meldestelle abzurufen und diese korrekt auf Ihrem Endgerät darzustellen, sendet Ihr Browser automatisch Datenanfragen an den Server. Jede Datenanfrage Ihres Browsers beinhaltet dabei u. a. diese Informationen: (dynamische) IP-Adresse, Browsertyp und Version, Betriebssystem und Version, aufgerufene Domain, zuvor besuchte Webseite sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs. Die Datenanfragen Ihres Browsers werden automatisch in sogenannten "Server-Log-Dateien" gespeichert. Die dargestellte Datenverarbeitung ist unbedingt erforderlich, um die Abrufbarkeit sowie die korrekte Darstellung der Meldestelle auf Ihrem Endgerät zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). (2) Cookies zur Bereitstellung der Meldestelle Um den Zugriff auf die passwortgeschützten Bereiche technisch zu ermöglichen, werden folgende Cookies, also kleine Textdateien, auf Ihrem Endgerät gespeichert: - Session-Cookie - Funktionsbeschreibung: Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen dem Browser der hinweisgebenden Person und dem Trusty-System; enthält ausschließlich die Session-ID. Funktionsdauer: Gültig bis zum Ende der Sitzung; verfällt automatisch beim Schließen des Browsers. Weitergabe der Daten: Keine Übermittlung an Dritte; kein Zugriff Dritter. - HTTP-Sicherheits-Cookie - Funktionsbeschreibung: Enthält eine zufällige Zeichenfolge zur Erhöhung der Sicherheit (insbesondere CSRF-Schutz). Funktionsdauer: Läuft automatisch nach zwei Stunden ab. Weitergabe der Daten: Keine Übermittlung an Dritte; kein Zugriff Dritter. Bei diesen Cookies handelt es sich um sogenannte "Session Cookie". Diese Cookies werden nur temporär für die Dauer der Sitzung (bei jedem Login - Hinweisabgabe oder Bearbeitung im Admin-Portal) gespeichert und beim Verlassen/Logout automatisch gelöscht. Das Speichern der Cookies auf Ihrem Endgerät ist zur Bereitstellung der Meldestelle unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes). 4. Kategorien von Empfängern Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb unserer Kanzlei ausschließlich durch die Personen verarbeitet, die für die Bearbeitung der Tätigkeit als interne Meldestelle zuständig sind. Hierbei handelt es sich um ausdrücklich autorisierte und geschulte Personen, die aufgrund ihrer Funktion mit der Bearbeitung der Hinweise betraut sind. Nach der Prüfung des Hinweises sowie der Erforderlichkeit weiterer Maßnahmen durch die interne Meldestelle wird ein Bericht angefertigt und an die zuständigen Personen beim Landkreis Südliche Weinstraße sowie ggf. an mit Folgemaßnahmen autorisierte Personen weitergeleitet. Die Vertraulichkeit wird bei der Übermittlung des Berichts soweit wie möglich gewahrt. Der Landkreis Südliche Weinstraße ist nicht berechtigt, von RETTENMAIER die Offenlegung der Identität eines Hinweisgebers zu verlangen, es sei denn die Meldung enthielt vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße. Hinsichtlich der Weitergabe Ihrer Identität weisen wir noch einmal ausdrücklich darauf hin, dass dies nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sofern wir nicht durch ein Gesetz zur Weitergabe verpflichtet werden. Es besteht die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigten Personen oder sonstige in der Meldung genannte Personen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Die Identität des Hinweisgebers wird dabei grundsätzlich nicht offengelegt. Etwas anderes gilt nur, wenn vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße gemeldet wurden. Bei entsprechenden gesetzlichen Verpflichtungen oder erforderlichen Folgemaßnahmen kommen weitere Empfänger in Betracht, insbesondere Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, Datenschutzbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte, Prozessgegner, Versicherungen, mit den Folgemaßnahmen beauftragte Rechtsanwaltskanzleien sowie Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Ihre personenbezogenen Daten werden zudem in unserem Auftrag von externen Dienstleistern auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt. Hierbei handelt es sich insbesondere um TRUSTY, E-Mail-Provider sowie den Betreiber der Anwaltssoftware. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt. 5. Hinweise zur sicheren Kommunikation Bitte beachten Sie, dass bei E-Mail-Kommunikation grundsätzlich keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung besteht. Wir empfehlen für besonders sensible Meldungen, die Nutzung der geschützten Meldeplattform oder andere sichere Kommunikationswege. Prüfen Sie bei anonymen Hinweisen insbesondere, dass keine Rückschlüsse auf Ihre Identität durch Dokumenteneigenschaften (z. B. Metadaten) möglich sind. 6. Speicherdauer Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Aufklärung des von Ihnen angezeigten Sachverhalts erforderlich ist bzw. ein berechtigtes Interesse des Landkreises Südliche Weinstraße oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Die Dauer der Speicherung hängt dabei maßgeblich von der Schwere des Verdachts und der gemeldeten Pflichtverletzung sowie den Ergebnissen der sich an die Meldung anschließenden Untersuchungen ab. Grundsätzlich werden die Daten drei Jahre nach Abschluss der Bearbeitung des Hinweises in der Meldestelle - also wenn der Sachverhalt ermittelt und Folgemaßnahmen durch RETTENMAIER vorgeschlagen und vom Landkreis Südliche Weinstraße beschlossen wurden - gelöscht. Fällt die Meldung nicht in den Anwendungsbereich der Meldestelle, werden die Daten unmittelbar nach Abschluss der Bearbeitung des Hinweises in der Meldestelle gelöscht, wenn die Daten nicht für die Verfolgung einer böswillig falsch abgegebenen Meldung benötigt werden. Soweit der Hinweisgeber ein Postfach eröffnet hat, wird ihn die Meldestelle hierüber informieren. Eine über die drei Jahre hinausgehende Speicherung von Daten, die im Zusammenhang mit der Bearbeitung des Hinweises erhoben wurden, kommt in folgenden Fällen in Betracht, wobei die Speicherung dann nicht in der Meldestelle, sondern bei den jeweils Verantwortlichen selbst erfolgt: - Die in der Meldestelle verarbeiteten Daten sind zur Geltendmachung und Verteidigung der Rechte des Landkreises Südliche Weinstraße erforderlich. Die personenbezogenen Daten werden in diesem Fall nach Ablauf der für Ordnungswidrigkeiten und Straftaten bzw. zur Geltendmachung zivilrechtlicher Ansprüche geltenden Verjährungsfristen (§§ 31 ff. des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten; §§ 78 ff. des Strafgesetzbuches bzw. §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches) bzw. nach Abschluss der entsprechenden Verfahren gelöscht. - Soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen (z. B. nach Berufsrecht, gemäß Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung sechs Jahre für Geschäftsbriefe, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO). 7. Ihre Rechte Sie haben unter den Voraussetzungen der Art. 15 bis 20 DSGVO das Recht, unentgeltlich Auskunft über die von uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten, unrichtige Daten zu berichtigen bzw. unvollständige Daten vervollständigen zu lassen und die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie die Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für RETTENMAIER zuständige Aufsichtsbehörde lautet: Der Hessische Beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Gustav-Stresemann-Ring 1 65189 Wiesbaden Telefon: 0611-1408 0 E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (siehe Ziffer 6 dieser Datenschutzinformation). Zum Widerruf Ihrer Einwilligung senden Sie eine E-Mail an: lk-suedlicheweinstrasse@rettenmaier-frankfurt.de Widerspruchsrecht Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen. Senden Sie zur Ausübung Ihres Widerspruchsrecht eine E-Mail an: lk-suedlicheweinstrasse@rettenmaier-frankfurt.de

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